PENERAPAN ENTERPRISE SYSTEM DALAM PERUSAHAAN MODERN BERBASIS IT

PENERAPAN ENTERPRISE SYSTEM DALAM PERUSAHAAN MODERN BERBASIS IT

Penulisan Ilmiah Topik-Topik Lanjutan Sistem Informasi

Semester Genap 2013/2014

Oleh :

Adhitya Ibarda Putra                               1501191026

06PJM

Bina Nusantara University

Jakarta

2014

ABSTRAK

              TUJUAN PENULISAN, ialah memperkenalkan dan memberikan pemahaman tentang pentingnya memahami ERP sebelum memutuskan untuk mengimplementasikan ERP diperusahaan, karena ERP seperti pedang bermata dua yang dapat melukai pemiliknya jika tidak mengetahui bagaimana cara menggunakannya, dan sebaliknya ERP juga bisa menjadi senjata yang sangat mematikan untuk memenagnkan persaingan.  

              Yang di gunakan terdiri dari 1 metode, yaitu Metodologi analisa yang dilakuan dengan menggunakan studi pustaka mempelajari dari membaca berbagai sumber refrensi infromasi. Metodologi analisis studi pustaka meliputi mencari informasi, dan mencari contoh di internet untuk perusahaan yang sukses dan gagal mengimplementasikan ERP. Penulis ingin membekali para pemegang kuasa diperusahaan dengan informasi dasar yang berguna dalam pengimplementasian ERP diperushaan mereka, penulis ingin setidaknya membantu meningkatkan presentase kemungkina keberhasilan penerapan ERP agar lebih banyak perusahaan yang mampu menggunakan ERP ini.                                  

              Inti dari penelitian ini adalah, penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah untuk memberi solusi dan pehamaman untuk mengimplementasikan ERP dengan sukses dan baik.

Kata Kunci

ERP, Implementasi, enterprise, perusahaan, inetgrasi

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Pada era terkomputerisasi ini persaingan antar perusahaan telah memasuki level baru dan semakin kompetitif dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi, setiap perusahaan bersaing untuk bisa unggul dalam persaingan tersebut agar mendapatkan keuntungan, perushaan yang dapat menginvestasikan teknologi informasi dengan tepat dan baik dapat dipastikan akan memenangkan persaingan tersebut dan memperloleh keuntungan yang sangat luar biasa banyak.

Tapi sayangnya banyak perusahaan yang belum mampu untuk menggunakan sistem ERP dikarnakan beberapa hal diantaranya seperti mahal & implementasinya sulit, tapi penulis yakin setiap perusahaan sangat ingin menerapkan sistem tersebut, hanya saja perusahaan belum memahaminya secara keseluruahan, keuntungan dan kerugian yang akan mereka alami, dan tentu akan mengalami kesulitan saat mengimplementasikannya. Maka dari itu penulis mengambil inisiatif untuk membuat karya ilmiah ini agar kelak berguna bagi perusahaan memahami segala hal tentang ERP agar mereka bisa mempertimbangkan menerapkan sistem ERP ini.

ERP adalah sistem yang sangat powerful walaupun membutuhkan biaya banyak pada saat pengimplementasiannya, tapi itu sebanding dengan hasil dan keuntungan yang ditawarkan oleh sistem ERP.

1.2 Ruang Lingkup

Dalam penulisan yang bertemakan ERP ini penulis menentukan beberapa poin penting untuk dijadikan ruang lingkup penelitian. Ada pun beberapa ruang lingkup tersebut adalah:

1.     Keuntungan dan kerugian ERP bagi perusahaan

·         Keuntungan serta kerugian yang memiliki kemungkinan dirasakan perusahaan pada saat menerapkan ERP

2.     Langkah-langkah Implementasi ERP

·         Langkah-langkah dalam pengimplementasian ERP yang dapat dijadikan sebagai referensi oleh perusahaan dalam membuat pertimbangan menerapka ERP..

3.     ERP critical success factor

·         Penulis akan memberikan informasi tentang faktor-faktor kunci yang dapat meningkatkan presentase keberhasilan implementasi ERP.

1.3  Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari Penelitian adalah:

·      Menjelaskan ERP secara detail

·      Menjelaskan keuntungan dan kerugian apa saja yang akan didapat pada saat sudah diimplementasi

·      Menerangkan tentang langkah-langkah implementasi ERP

Manfaat yang akan diperoleh:

·      Perusahaan dapat mengetahui hal-hal penting tentang ERP

·      Perusahaan dapat mengetahui kerugian dan keuntungan dari ERP sehingga bisa menjadi bahan pertimbangan perusahaan untuk menerapkan sistem ERP

·      Perusahaan dapat mengetahui langkah-langkah dalam pengimplementasian ERP

1.4  Metodologi Penelitian

Penulisan ilmiah ini dibuat penulis dengan metode pengumpulan data menggunakan studi pustaka untuk menunjang tema yang penulis angkat yaitu ERP. Studi pustaka yang penulis lakukan adalah mengumpulkan data yang penulis butuhkan dari buku, slide, dan jurnal-jurnal online yang tersedia di internet serta sumber lainnya yang dapat menunjang.

1.5  Sistematika Penulisan                         

Penulisan karya ilmiah ini dijabarkan dalam empat bab yang terdiri dari:

BAB 1 : PENDAHULUAN

Bab pertama menguraikan latar belakang penulisan paper, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi, dan sistematika penulisan yang digunakan.

BAB 2 : LANDASAN TEORI

Bab kedua menguraikan mengenai pembahasan konsep dan landasan teori yang terbagi dalam teori-teori umum dan teori-teori khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas sebagai landasan dalam penulisan ERP ini.

Teori-teori umum yang dibahas meliputi, data, informasi,dan sistem informasi, dan teori khusu yang digunakan adalah sejarah perkembangan ERP, ERP implementation plan, Traditional ERP life cycle, dan Fase metodologi pengimplementasian ERP .

 BAB 3 : PEMBAHASAN

pembahasan topic akan penulis sajikan di bab 3 ini, di bab ketiga ini juga kami menjelaskan hasil penelitian kami secara detail agar bisa dimengerti oleh pembaca.

 BAB 4 : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab keempat adalah penutup yang berisi simpulan yang telah diperoleh penulis dari hasil penelitian sesuai dengan topik yang diangkat, serta berisi saran-saran terhadap pihak yang terkait agar dapat memanfaatkan paper ini dengan baik.

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori dasar/Umum

Teori-teori yang digunakan dalam penulisan adalah sebagai berikut :

2.1.1 Data

Berdasarkan pendapat Rainer (2011, p10) Data adalah deskripsi dasar dari

sebuah aktivitas,dan transaksi yang dicatat, diklasifikasi, dan disimpan tetapi

belum terorganisir untuk menyampaikan maksud yang spesifik.

2.1.2 Informasi

Berdasarkan pendapat Rainer (2011, p10) informasi adalah data yang sudah

diorganisir, sehingga data sudah memiliki arti dan nilai untuk penerima

2.1.3 Sistem Informasi

Menurut Satzinger (2005, p7), Sistem Informasi adalah kumpulan komponen

yang saling terkait yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas bisnis.

2.2 Teori Khusus

Berikut adalah teori khusu yang digunakan dalam penulisan adalah sebagai berikut

2.2.1 ERP

Menurut whitten dalam bukunya yang berjudul system analyst and design method (2004, p33) menjelaskan bahwa ERP (enterprise resource planning) adalah suatu aplikasi yang dingunakan untuk mengintegrasikan seluruh sistem informasi .

            Menurut  Wagner dalam bukunya Concept in Enterprise Resource planning (2009, P1), program ERP adalah core software yang digunakan perusahaan untuk mengkoordinasi informasi pada setiap area bisnis. Program ERP membantu untuk mengelola proses bisnis perusahaan secara luas menggunakan satu database dan satu sistem pelaporan manajemen.

            Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa ERP adalah program yang digunakan untuk mengintegrasikan seluruh sistem yang ada di perusahaa

                        2.2.1.1 Sejarah perkembangan ERP

                                    Berikut adalah sejarah perkembangan ERP dari tahun ke tahun

Table 2.1 (slide binusmaya Enterprise system Chapter 1 )

                        2.2.1.2 ERP implementation plan

                                      Ada 3 jenis perencanaan implementasi ERP :

1.      Comprehensive

2.      Middle of the road

3.      Vanilla

·         Comprehensive perencanaan yang menyarankan perusahaan untuk mengubah sistem ERP sehingga cocok dengan proses bisnis perusahaan itu sendiri

·         Middle of the road perencanaan yang bersifat sebagai jalan tengah antara comprehensive dan vanilla, middle of the road menyarankan mengubah proses bisnis dan sistem erp secara bersamaan tetapi dengan intensitas yang sama 50:50

·         Vanilla perencanaan yang menyarankan perusahaan untuk mengubah proses bisnis agar sesuai dengan sistem erp yang akan digunakan

Dari semua perencanaan diatas memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing yang nantinya akan penulis bahas lebih lanjut pada (bab 3 pembahasan)

                        2.2.1.3 Traditional ERP life cycle

           

Gambar 2.2 (slide binusmaya enterprise system chapter 4)

Gambar diatas menunjukan sebuah siklus dari ERP yang dijabarkan sebagai berikut :

1.initiation yang didalamnya ada proses scope and planning, inti dari siklus ini adalah mempersiapkan dan menentukan scope dari sistem ERP

2.Analysis and design yang didalamnya terdapat proses Acquisition and development, tujuan dari fase ini adalah untuk menganalisa dan mendesain sistem erp berdasarkan scope dan planning yang sudah dibuat

3.implementation dalam fase ini erp yang sudah siap untuk digunakan diimplementasikan ke perusahaan dengan memilih terlebih dahulu rencana implementasi erp

4.operation pada fase ini proses pengoparsian sistem ERP 

Untuk lebih jelasnya penulis menyertakan gambar sebagai berikut

Gambar 2.1 detail kegiatan erp life cycle

Gambar diatas menunjukan detail kegiatan yang dilakukan pada erp life cycle

2.2.2  Fase metodologi pengimplementasian ERP

1. Total solution memiliki fase sebagai berikut :

            Scoping and planning : menentukan scope dan definisi proyek

            Visioning and targeting : menentukan visi dan target yang akan dicapai

            Redesign : desain software dan pengembangan

            Configuration : pengembangan software dan merencanakan testing

            Testing and delivery : melakukan integration planning.

2. Fast track memiliki fase sebagai berikut :

Project Management (project organization, risk management, planning, communications, budgeting, quality assurance).

IT Architecture (hardware and network selection, installation, operations, design, development, installation).

Process and Systems Integrity (security, audit control).

Change Leadership (leadership, commitment, organizations design, change-readiness, policies, performance measurements).

Training and Documentation (needs assessment, training design and delivery, management, end-users, operations, and helpdesk.

3.Accelerated SAP (ASAP)

Persiapan proyek : mempersiapkan planning dan mengukur kesiapan perusahaan

Business blue print : merancang proses bisnis baru Realization : menyesuaikan sistem dengan business blue print yang sudah dibuat

Final Preparation : menyesuaikan sistem dan merubahnya jika diperlukan

Go live and support : menjalankan dan mengukur perkembangan untuk mereview Benefit yang dihasilk

4.      Business Integration Methodology (BIM)

Planning phase : menentukan strategi yang pas dan pendekatan yang sesuai untuk Memperloeh keuntungan kompetitif dan stakeholder value

Delivering phase : menterjemahkan business architecture ke dalam bentuk kemapuan bisnis untuk memaksimlakan potensi perusahaan.

Managing Phase : mengarahkan, mengkordinasi, dan mengawasi aktivitas dalam  3 fase (planning, delivering, operating)

Operating phase :  menjalankan kemampuan bisnis yang sudah dibuat pada fase Delivering.

                       

BAB 3

PEMBAHASAN

3.1 Keuntungan dan kerugian ERP bagi perusahaan

            Dalam penerapan ERP terdapat beberapa keuntungan dan tentunya dilengkapi dengan kerugian atau suatu hal yang memberatkan penerapan ERP, ada pun keuntungan & kerugiannya berikut akan penulis jelaskan. Diantaranya :

·         Keuntungan sistem ERP :

o   Integrasi data : Karena seluruh divisi fungsional dalam perusahaan saling terhubung maka integritas data juga akan terjaga

o   Standarisasi Proses Operasi : ERP mempunyai standar sistem yang hampir sama untuk setiap modulnya, jadi semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang hampir sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.

o   Standarisasi Data dan Informasi : ERP, menggunakan peyimpanan data yang bersifat terpusat (centralized) maka dari itu data dan informasi akan sangat mudah didapatkan walaupun berbeda divisi

Keuntungan diatas adalah keuntungan intangible, ada juga kenutungan yang bersifat tangible yaitu sebagai berikut :

·         Penurunan inventori

·         Penurunan tenaga kerja secara total

·         Peningkatan service level

·         Peningkatan kontrol keuangan

·         Waktu pengumpulan informasi lebih efisien

·         Kepuasan konsumen

·         Meningkatnnya jumlah konsumen

Adapun Kerugian sistem erp sebagai berikut :

·         Modul ERP tidak sesuai dengan proses bisnis yang ada

·         Biaya yang sangat mahal dalam pengimplementasiannya

·         dibutuhkan skill khusus untuk menggunakan ERP

·         Membutuhkan waktu yang lama dalam pengimplementasiannya

·         Resiko kegagalan yang sangat besar

3.2 Langkah-langkah Implementasi ERP

 

Gambar 3.1 (slide binusmaya enterprise system chapter 4)

                 3.2.1 Scope and commitment

                  Pada tahap ini ada beberapa kegiatan inti yang harus dilakukan untuk   dapat berlanjut ke proses berikutnya dalam penerapan ERP, berikut sub kegiatannya :

·       System scope : Pada kegiatan ini scope dari system ERP ditentukan

·       Top Management Support : Kegiatan ini untuk mencari dukungan penuh dari top management karena dukungan dari top management adalah salah satu factor kunci keberhasilan implementasi ERP

·       Selection Implementation team : Kegiatan untuk memilih dan membentuk kelompok yang berisi orang-orang yang berkemampuan untuk menjalankan proyek implementasi ERP.

·       Role of internal employee : Menentukan peran serta dari para karyawan untuk mendukung kelancaran proses implementasi

·       Decision on the consultant role : Menentukan consultant untuk memberikan solusi dan saran pada saat proses implementasi berjalan.

·       Vendor Selection and contract : Menentukan vendor yang akan diajak untuk bekerja sama untuk proyek pengimplementasian sistem ERP dan membuat kontrak untuk pengikat kedua belah pihak (vendor dan perusahaan).

3.2.2 Analysis and design

               Sama halnya seperti ditahap sebelumnya, dalam tahap ini terdapat Kegiatan inti yang dijabarkan dan diberi penjelasan sebagai berikut :

·         Methodologies : Menentukan metodologi pengimplementasian ERP dimana tersedia beberapa pilihan metodologi seperti Total Solution, Fast-Track.Rapid, Application Development, ASAP, dan BIM.

·         Vanilla vs BPR implementation : Pada kegiatan ini team harus menentukan menggunakan implementation plan vanilla atau comprehensive

·         Data mapping and conversation : Mendiskusikan tentang bagaimana perbandingan data element mapping antara data model sebelum dan sesudah erp diimplementasikan

·         Prototype and sandbox : Membuat rancangan awal sistem erp agar team punya gambaran apa yang akan mereka kerjakan

·         Data conversation and loading : Pemindahan data dari database yang lama ke database yang baru dan mengkonversi data yang ada agar bisa digunakan untuk aplikasi yang baru

3.2.3 Acquisition and development

                                Berikut adalah kegiatan inti yang dilakukan pada fase ini :

·         Hardware and software : Pada kegiatan ini project manager harus menentukan hardware dan software apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan proyek implementasi ERP

·         Customization : Melakukan penyesuaian pada hardware dan software yang akan digunakan agar dapat sesuai keinginan project manager

·         Configuration : Melakukan penyesuaian pada sistem ERP atau proses bisnis perusahaan agar sesuai dengan keinginan perusahaan

3.2.4 Go live

               Go live memiliki beberapa kegiatan inti seperti halnya seperti fase yang lain, berikut penjelasannya :

·         Conversion : Melakukan konversi dari sistem lama ke sistem ERP diamana terdapat beberapa metode seperti phased, pilot, parallel, dan big bang setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing berikut adalah sedikit penjelasan tentang metode-metode diatas

 

          

Gambar 3.2 conversion methodologies

o   Phased atau fase : menjalankan sistem baru secara bertahap (per fase) untuk menggantikan sistem lama

o   Pilot : menjalankan sistem baru dibagian tertentu dalam perusahaan jika sistem baru berjalan dengan lancar maka sistem lama akan digantikan

o   Parallel : menjalankan sistem lama dan sistem baru secara bersamaan jika sistem baru dianggap sudah mampu menggantikan sistem lama maka sistem lama akan dihentikan

o   Big bang : langsung menggantikan sistem lama dengan sistem baru secara keseluruhan

            Dari semua metode yang ada metode big bang lah yang memiliki resiko paling besar dari semua metode yang ada, sedangkan yang lainnya cenderung memiliki resiko yang lebih kecil, dan dari semua metode parallel karena metode ini bisa mengurangi resiko kegagalan implementasi, sebagai contoh perusahaan xyz membuat sebuah sistem ERP baru dan mereka memutuskan untuk menggunakan modul untuk inventory metode yang digunakan untuk proses konversi sistem dengan menggunakan metode parallel jika sistem ERP tidak berjalan dengan lancar maka sistem lama masih bisa berjalan dengan baik, kesempatan ini dapat digunakan untuk memperbaiki sistem erp tersebut yang nantinya akan diimplementasikan ulang setelah bagian yang tidak berjalan dengan baik diperbaiki.

·         Testing : Melakukan testing terhadap kinerja sistem ERP setelah diimplementasikan dengan menggunakan metode yang dipilih.

·         Training : Melakukan pelatihan terhadap user yang akan menggunakan sistem ERP tersebut

3.2.5 Operation

               Ada pun kegiatan yang terdapat dalam fase operation adalah :

·         Support on going training : Kegiatan mensupport user dan memberikan pelatihan secara berkala

·         Patching and upgrade : Melakukan patching jika ditemukan masalah sperti bug atau error dan melakukan upgrade jika ada fitur baru yang harus ditambahkan.

3.3  ERP critical success Factor

Untuk meminimalisir resiko dalam pengimplementasian ERP ada beberapa faktor yang menjadi kunci keberhasilan dari implementasi ERP, berikut penulis akan menjabarkan factor-faktor kunci pendukung keberhasilan implementasi ERP :

1.      Decision making process

Decision making yang baik akan dapat meminimalisir masalah yang berhubungan dengan scope, efficiency, dan productivity di seluruh project implementation life cycle

2.      Project Scope

Menentukan scope sangat penting untuk mendeskripsikan apa sebenarnya yang perlu disampaikan oleh proyek

3.      Teamwork

Project team yang dibentuk oleh project manager akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan implementasian ERP, mereka harus kompak dan melengkapi satu sama lain untuk mengerjakan proyek implementasi ERP

4.      Change management

Change management yang baik akan memperlancar proyek implementasi ERP hal ini menjadi tugas dari seorang Project manager untuk mensosialisasikan segala hal tentang proyek kepada seluruh organisasi yang bersangkutan mulai dari top management sampi fornt line management

5.      Implementation and Executive team

Mencari orang yang ahli dan sesuai untuk proyek akan sangat membantu dalam pengimplementasian ERP, mereka yang bekerja dalam proyek implementasi ERP sering disebut Implementation Team, dan para executive team yang merupakan project manager.

BAB 4

PENUTUP

4.1  Simpulan      

Dari hasil penelitian ilmiah ini dapat ditarik kesimpulan bahwa ERP adalah suatu sistem yang diterapkan untuk mensupport kinerja perusahaan dengan mengintegrasikan sistem yang ada sesuai dengan modul yang dipilih, dan ERP juga memiliki resiko dan keuntungannya sendiri maka dari itu perusahaan tidak boleh melihat dari segi positif atau negatifnya saja melainkan harus dari kedua sisi.

4.2  Saran

Pertimbangkan secara matang kebutuhan dan kemampuan perusahaan sebelum memutuskan untuk mengimplementasikan ERP karena resiko dalam implementasi ERP tergolong sangat besar dari banyak perusahaan yang menerapkan ERP hanya sedikit yang mendapatkan hasil positif, disamping itu biayanya juga sangat lah mahal.

Banyak perusahaan yang belum sadar dengan Resiko yang mereka hadapi dalam proses pengimplementasian ERP maka dari itu penulis mengharapkan perusahaan harus lebih hati-hati dalam mengambil langkah dan merencanakan semua dengan baik dan terstruktur sesuai dengan prosedur yang ada guna meminimalisir resiko kegagalan.

Daftar Pustaka

Slide Binusmaya M05940010220114017M0594_Pok_P01 (Introduction to Enterprise system for management) Enterprise system Chapter 1

Slide Binusmaya M05940010220114016M0594_Pok_P04 (Development life cycle)

Enterprise system Chapter 4            

Slide Binusmaya M05940010220114018M0594_Pok_P05 (Implementation strategies)

Enterprise system Chapter 5

Slide Binusmaya M05940010220114021M0594_Pok_P08 (Program and project management) Enterprise system Chapter 8

Tweet